BÀI 6. HỌC TẬP CHỮ TRÍ
1. Định nghĩa:
- Theo nghĩa chữ, tổ chức là ghép lại, xỏ xâu lại, theo nghĩa bóng, tổ chức là xếp đặt cho có thể thức, trật tự , nề nếp.
- Nói cách khác, tổ chức là xếp đặt công việc sao cho đỡ tốn nhân công, tài lực, thời gian mà vẫn thu được thành quả mong muốn.
- Óc tổ chức cần cho mọi việc từ bé đến lớn, việc tư đến việc công , trong mọi lãnh vực của xã hội.
2. Hai lối tổ chức:
a. Tổ chức theo kinh nghiệm:
Là xếp đặc công việc dựa trên sự phỏng chừng và những thành bại trong công việc của quá khứ. Kết quả tuy đúng nhưng thiếu tinh mật và không thể áp dụng cho những công việc lớn lao hơn, hoặc những công việc tương tự như thế .
b. Tổ chức theo khoa học:
Là xếp đặt công việc theo những phương pháp hợp lý để đạt tới cùng một kết quả mà mất ít nhất về thời gian, nhân lực và tài lực.
3. Phương pháp tổ chức:
Tổ chức công việc theo khoa học gồm có sáu khâu:
a. Chuẩn bị:
Là xem ta định làm công việc gì, cần những điều kiện nào đê hoàn tất công việc đó. Óc thực tế là rất quan trọng trong khâu chuẩn bị này để ta khỏi chuốc lấy thất bại do thiếu những điều kiện thiết yếu cho công việc, và cũng không quá tốn kém bởi những món không cần thiết.
b. Phân công:
Đừng ôm đồm làm lấy tất cả mọi việc một mình, vì sức người có hạn. Loại chỉ huy ôm đồm như vậy nhất định sẽ thất bại, vì không làm tốt tất cả, cũng như không thể làm tất cả mà tốt được.
Phải biết phân chia công việc cho đồng sự, phân công là cả một nghệ thuật mà người chỉ huy cần phải tìm hiểu và học hỏi luôn để trao công việc cho mỗi người hợp với khả năng và sở thích của họ.
c. Kiểm soát:
- Là xem cho biết chương trình có được thực hiện đúng như đã hoạch định không?
- Là phát hiện những yếu tố tích cực để kịp thời khích lệ hoặc tận dụng trong mỗi công việc.
- Là tìm kiếm những khuyết điểm trong quá trình thực hiện công việc để kịp thời sửa sai hoặc chấn chỉnh lại.
- Là biết đến những tình huống khác nhau thường xẩy đến trong khi công việc được tiến hành để ứng phó hợp thời và hợp lý .
* Phải kiểm soát thế nào cho có hiệu quả? Phải có kiểm soát thường xuyên và bất ngờ.
* Phải kiểm soát về những gì? Tuỳ công việc, nhưng thường thì phải kiểm soát về nhân viên, công tác, thời giờ và dụng cụ v .v...
d. Phối trí:
Là khâu quan trọng nhất trong việc tổ chức: phối hợp các yếu tố hoạt động với nhau, để tạo nên sự đồng bộ trong công việc, để mỗi các yếu tố làm việc có được sự cộng hưởng thuận với nhau dồn về một thành công chung.
Muốn cho được việc, phải có kế hoạch biểu ghi rõ ai làm việc gì, bao nhiêu người làm, làm bao lâu, cần những phương tiện gì cho mỗi công đoạn v..v..
e. Hệ thống hóa:
Là xếp đặt các chức vụ và nhân viên trong khuôn khổ kỷ luật nhằm phục vụ cách đắc lực các nhân viên và đoàn thể.
Nhờ hệ thống hóa, các khả năng được đặt trong vòng trật tự, được chi phối cách hợp lý và nghiêm minh. Hơn nữa, việc giám thị trực tiếp của thượng cấp bớt nặng nề, vì thế mỗi người trong guồng máy nhân viên đều biết rõ trách vụ của mình phải chu toàn. Trong trường hợp người thủ lãnh vắng mặt đột xuất, guồng máy hoạt động chung vẫn có thể làm việc bình thường.
Không hệ thống hóa, các khả năng hoạt động không những rời rạc, không ăn khớp, mà lắm khi đụng chạm nhau hoặc dẫm chân lên nhau làm giảm năng suất cá nhân và ích lợi cuả cả tập thể.
f. Chỉ huy:
Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải có người cầm đầu. Người chỉ huy là người hướng dẫn và thúc đẩy công việc đạt tới thành công.
Muốn được như thế, người chỉ huy cần phải là:
- Người trí: thông minh, nhìn xa trông rộng.
- Người chí: cương dũng đi đến mục đích.
- Người đắc nhân tâm: Tạo được sự mến phục nơi thuộc viên.