Bài 9. HỌC TẬP CHỮ NHÂN
LỊCH SỰ TRONG GIAO TẾ XÃ HỘI
IV. THƯ TỪ - DANH THIẾP – ĐIỆN THOẠI
1. Thư tín
a. Tổng quát:
- Viết thư cũng như nói chuyện, lời lẽ phải êm đẹp để làm người xem vui lòng. Hơn nữa, chữ viết còn mãi nên phải thận trọng trong từng chữ, từng câu, vì nó sẽ là bằng chứng về sự lễ độ hay bất nhã của ta.
- Có nhiều loại thư tín: gia đình, xã hội, nghề nghiệp v.v...
- Lời văn trong thư phải giản dị, rõ ràng, vắn tắt.
- Xin ân huệ thì phải đơn sơ, thành thật.
- Thường không nên nhờ người trên viết thư dùm, hay chuyển lời cho ai, nếu có, thì phải dùng lời nói rất lịch sự: “xin ba vui lòng giúp”.
- Khi nhắc đến người có chức quyền, phải kèm theo chức vụ người đó một cách kính trọng.
b. Nội dung:
- Ghi địa danh, ngày, tháng, năm.
- Mở đầu: chào hỏi (vắn tắt)
- Thân: diễn tả những gì mình muốn cho người khác biết, như cám ơn, chúc mừng, hay xin một điều gì v.v...
- Cuối thư: cám ơn, tỏ lòng thương mến, kính trọng.
- Viết xong rồi, nếu thấy quên điều gì, hay muốn viết thêm điều gì nữa thì đề P.S. (viết tắt của Post Scriptum), hoặc T.B. (tái bút).
- Là người công giáo, nên có những lời cầu chúc của người công giáo ở cuối thư.
c. Hình thức:
- Giấy phải sạch, nếu viết cho thân nhân ta có thể dùng nửa tờ, còn viết cho cấp trên thì phải dùng nguyên tờ giấy viết thư (giấy cỡ 21x27 cm).
- Viết sạch, rõ ràng, không tẩy xóa, không dài dòng.
- Viết phải thẳng hàng, thẳng lề; để lề rộng vừa phải.
- Kính thưa, kính gửi... (ghi tước hiệu).
- Chừa một khoảng rộng giữa câu kính thưa... đến câu đầu tiên.
- Không viết kín mặt giấy, nhất là khi viết cho người trên.
- Nếu ghi ngày tháng và địa danh của đầu thư, thì ghi ở tay mặt, còn nếu ghi ở cuối thư, thì ghi ở bên trái.
- Ký tên rõ ràng, nên viết đầy đủ họ tên và địa chỉ ngay bên dưới chữ ký nếu ta gửi thư cho người nào đó lần đầu, dù bên ngoài phong bì cũng đã có địa chỉ.
d. Cách để bao thư và dán tem:
- Phần địa chỉ người gửi để ở góc trên bên trái phong thư, hoặc phía sau phong thư.
- Phần địa chỉ người nhận thư đề ở giữa phong thư bên phải, ghi đầy đủ tên và chức vị người nhận, số nhà, tên đường phố, làng xã, tỉnh, thành phố, nước. Phải ghi thật rõ ràng, sáng sủa.
- Dán tem ở góc trên bên phải phong thư.
e. Cần lưu ý:
- Nhận được thư phải trả lời càng sớm càng tốt.
- Thư viết cho công sở để hỏi thăm tin tức hay công việc gì, bao giờ cũng phải đính kèm tem thì mới mong được trả lời.
- Thư gửi tay, thường để ngỏ, không dán.
- Tuyệt đối không bao giờ được xem thư người khác.
2. Danh thiếp:
a. Hình thức:
- Danh thiếp là những thiếp nhỏ biên tên nguòi dùng trong khi giao tiếp với nguòi khác.
- Có thể chọn khổ giấy vuông hay chữ nhật. Về chức vị phải nhã nhặn, nên ghi chức vị nào chính và trọng yếu nhất.
b. Công dụng:
Dùng thay cho thư khi có việc phải biên mấy chữ:
- Tặng quà: Gửi món quà kèm danh thiếp, không viết gì cả.
- Để tự trình danh tánh khi đến nhà lạ.
- Để báo tin mình có đến thăm ai trong lúc họ đi vắng: trao cho nguòi nhà danh thiếp đã bị bẻ góc trên bên phải.
- Để chúc tuổi dịp tết, trên danh thiếp có vài lời chúc mừng.
- Để chia vui dịp lễ bổn mạng, sinh nhật, cuói hỏi, v.v... gửi danh thiếp với vài lời chúc mừng.
- Phân ưu trong việc tang chế: gửi danh thiếp với ít lời phân ưu.
3. Điện thoại:
a. Mục đích:
Điện thoại là phuong tiện giao dịch rất tiện lợi nhằm để nói những câu chuyện quan trọng và khẩn cấp. Không dùng để nói chuyện phiếm.
b. Cách sử dụng:
- Lựa thời gian thuận tiện cho nguòi đuọc gọi.
- Tránh bớt những câu xã giao dài dòng, nói đơn sơ và ngắn gọn hết sức có thể. Đừng làm bộ tịch mất giờ.
Nếu cần gọi về tổng đài thì nói vắn tắt: “Alô, xin cho tôi số muòi hai chín không (1290). Nguòi đuọc gọi trả lời: “Alô, đây là X, có phải ông M đó không?” rồi vào ngay câu chuyện.